RPA y la automatización del trabajo manual: Un caso de éxito.

Publicado el 22/12/2020

La transformación digital ha llegado para quedarse. La cada vez más creciente demanda de productividad y la necesidad de flexibilizar el trabajo para adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio hacen imprescindible el desarrollo de nuevas soluciones para solventar las necesidades del día a día de cualquier compañía.

En Clarcat no somos ajenos a esta realidad, y por ello contamos en nuestro entorno de trabajo con las últimas herramientas tecnológicas para la automatización de tareas.

Estamos hablando de RPA: Robot Process Automation, una tecnología cada vez más en auge que nos permite automatizar de manera parcial o total tareas repetitivas, que han de llevarse a cabo con elevada frecuencia y que suponen, al fin, un elevado coste de tiempo y recursos para cualquier empresa.

Un caso de éxito: Automatización del envío de informes basados en datos obtenidos de distintas fuentes.

Mediante la robotización de procesos administrativos, hemos sido capaces de automatizar en su totalidad una parte del trabajo de carácter recurrente en esta área.

Con RPA, hemos logrado automatizar la elaboración de informes manteniendo los mismos estándares de calidad que ofrecía la elaboración manual: documentos con una presentación y un diseño personalizado para cada cliente idénticos a los que venía maquetando el personal de oficina, elaboración de tablas dinámicas, control y cribado de los datos, gestión de archivos, …

Pero la potencia de esta tecnología va mucho más allá de las labores meramente ofimáticas. Haciendo uso de lo último, en RPA hemos programado el 100% del flujo de trabajo: desde el acceso y consulta a nuestros propios servidores hasta la entrega final al cliente.

En el caso que nos ocupa, la solución desarrollada maneja de manera autónoma una aplicación empresarial de escritorio para realizar la descarga de toda la documentación que le será necesaria. Accede a distintos formatos de fichero para extraer selectivamente la información según las necesidades de cada paso del proceso. Coteja los datos para realizar las validaciones pertinentes. Contacta al personal implicado en determinados requerimientos (uno de los aspectos más críticos de cualquier automatización: la interacción humano-máquina, cuando este segundo agente no cuenta con una persona que ejerza algún tipo de control sobre ella). Se encarga, finalmente, de la entrega a nuestros clientes de los resultados, y registra el estado final de cada ejecución.

Todo ello de manera transparente al personal administrativo, sin requerir de su intervención y sin interferir en el resto de sus labores, de un modo eficaz, que permite eliminar errores en actividades altamente repetitivas y basadas en una secuencia de reglas. Y esto ha sido sólo una pequeña muestra. El manejo de aplicaciones informáticas de escritorio o web, mediante la emulación de acciones de usuario (podemos ejecutar comandos de ratón o teclado sobre cualquier elemento de la interfaz gráfica, exactamente del mismo modo que podría hacerlo una persona física), nos ha abierto la puerta a programar multitud de tareas que hasta ahora se realizan manualmente.

Pero la antesala de proyectos de esta índole nos la brinda el Process Mining: la minería de procesos, una metodología que nos permite descubrir nuevos procesos susceptibles de ser automatizados.

Mediante el seguimiento y análisis del registro de actividad de una empresa, las herramientas de Process Mining nos facilitan no sólo un seguimiento de los procesos actuales y de su rendimiento, sino que nos abre un importante abanico de posibilidades: reconocer relaciones entre procesos, predecir retrasos, diagnosticar desviaciones en flujos de trabajo, soportar decisiones en base a estadísticas, modelar diseños de procesos… y por supuesto, perfilar patrones de recursividad de tareas.

En definitiva, dos tecnologías que tendremos que tener sí o sí en cuenta para enfocar una realidad que ya ha llegado, la de la informatización del trabajo más allá de lo hasta ahora establecido, si queremos encarar el presente bajo el prisma de la eficiencia.

Arancha Fernández Argüelles – RPA Developer en Clarcat